Função:
Registrar todos os documentos informados ou gerados pelos SISTEMAS.
Conceito:
1 - A Central de Documentos é o mecanismo que controla os documentos nela registrados, através das INTERAÇÕES e das CITAÇÕES:
1.1 - As interações são registros de dados (documentos e/ou lançamentos) próprios de cada SISTEMA derivados de um documento mas a ele atrelado.
1.2 - As citações são documentos citados em cadastros, logo, tais documentos estão vinculados a um ou mais cadastros.
2 - A Central de Documentos também facilita o acesso e consultas aos registros feitos nos SISTEMAS ou citações em cadastros partir do documentos registrado nela.
3 - Cada documento é concebido a partir de regras, algumas impostas pela legislação vigente e outras determinadas pelos gestores da empresa, ambas as regras são ARTICULADORAS dos elementos que compõe cada documento, tornando-os único. Os documentos caracterizados de forma específica ou única, com número, data, série, entidade entre outras informações, terão associados a si, as INTERAÇÕES (registros nos SISTEMAS) ou as CITAÇÕES (registros nos cadastros).
4 - A Central não dispõe de nenhum serviço de inclusão de documentos nela mesmo, os documentos sempre serão incluídos pelos SISTEMAS (interações) ou pelos CADASTROS (citações).
Implicações:
1 - Os documentos constantes na Central de Documentos são oriundos dos SISTEMAS (interações) ou dos CADASTROS (citações), e NUNCA serão INCLUÍDOS por esta tarefa, somente ALTERADOS ou EXCLUÍDOS. Para cada documento registrado na Central têm-se:
1.1 - O registro dos dados que caracterizam cada documento.
1.2 - O controle das interações, ou seja, o registro da inter-relação do documento com os SISTEMAS.
1.3 - O controle dos desdobramentos do documento em 'Documentos Origem' e 'Documentos Derivados'.
1.4 - O controle das citações, ou seja, cadastros vinculados ao documento.
2 - A INCLUSÃO de um documento na central, efetuada somente a partir de um SISTEMA (interação) ou de um CADASTRO (citação), considera o que segue:
2.1 - A CAS1004 - Políticas de segurança 'para inclusão' do documento definido em CAS4001 - Tipos de Documentos.
2.2 - O conteúdo dos campos, que controlam o 'ACEITE' para algumas tabelas de cada SISTEMA, são previamente configurados em CGS0160 - Operações Comerciais, e ainda, considerar que os aceites das interações refletem diretamente na anotação do campo 'Interações Concluídas' ou 'Não Concluídas'.
2.3 - O conteúdo do parâmetro que controla a aprovação de documentos, o qual inclui os CGS0110 - Aprovadores de Documento. Este parâmetro é configurado também nas CGS0160 - Operações Comerciais.
2.4 - A questão da 'Numeração Única' e 'Numeração Automática' conforme parametrizado no cadastro CAS4001 - Tipos de Documentos.
2.5 - A manutenção de documentos (inclusão, alteração, exclusão e acesso) na Central leva a consideração o mecanismo de 'Documentos Restritos' conforme descrito em Mecanismos de Acesso.
3 - A EXIBIÇÃO do documento na 'Lista Inicial':
3.1 - A ordem de exibição de dos documentos é:
3.1.1 - Data decrescente.
3.1.2 - Tipo do documento.
3.1.3 - Número.
3.2 - O acesso para exibição dos 'Documentos Origem' e dos 'Documentos Derivados' deve-se levar em consideração a CAS1004 - Políticas de segurança 'para acesso' dos documentos definido em CAS4001 - Tipos de Documentos.
4 - A ALTERAÇÃO dos dados de um documento deve-se considerar:
4.1 - O conteúdo do campo 'Permissão para alterar' informado no cadastro de CAS1010 - Usuários. A CAS1004 - Políticas de segurança para alteração do documento definido em CAS4001 - Tipos de Documentos só se aplica aos SISTEMAS e não a central.
4.2 - A questão da 'Numeração Única' e 'Numeração Automática' conforme cadastro CAS4001 - Tipos de Documentos.
4.3 - O aceite das interações para assim atualizar o campo que controla a anotação de 'Interações Concluídas'.
4.4 - Os CGS0110 - Aprovadores de Documento não estão sujeitos a alteração.
5 - A EXCLUSÃO de um documento deve-se considerar:
5.1 - O conteúdo do campo 'Permissão para excluir' informado no cadastro de CAS1010 - Usuários. A CAS1004 - Políticas de segurança para exclusão do documento definido em CAS4001 - Tipos de Documentos só se aplica aos SISTEMAS e não a central.
5.2 - Documentos em status não 0-Normal, ou seja, 1-Cancelado ou 2-Transmutado, não podem ser excluídos.
5.3 - Documentos só podem ser excluídos se todas as interações estiver 'Não Aceitas', havendo uma ou mais interação 'Aceita' o documento não pode ser excluído.
5.4 - Desfazimento: A exclusão de um documento não se processa por um simples excluir da Central, ou seja, deleta-se o documento no clique da lixeira, mas implica em processar um desfazimento da operação, isto é, antes de processar a exclusão do documento na Central, será primeiro excluído todos os registros de todas as interações do documento.
5.5 - Ao excluir os registros dos SISTEMAS de cada interação, e não havendo citações para o documento o mesmo será por fim deletado não restando na base de dados nenhum registro inerente ao documento e portanto não é mais possível recuperá-lo.
5.6 - Está disponível a tarefa CGS0151 - Excluir Documentos sem Interações da CD para excluir documentos, que por motivos não identificados, existam sem nenhuma interação ou sem nenhuma citação.
6 - Citações: O acesso aos cadastros nos quais um dado documento é citado se dará ao clicar na 'aba [Citações]' considerando a permissão de acesso ao cadastro somente quando o usuário logado tem em seu menu a respectiva tarefa.
7 - Acesso: O acesso aos registros nos SISTEMAS que estão interagindo com um dado documento deve-se considerar o seguinte:
7.1 - Permissão de acesso aos registros de cada interação, ao Duplo Clique na interação exibida, somente quando o usuário logado tem em seu menu a respectiva tarefa. Ao selecionar os registros vinculados, se forem muitos, carrega-los na 'Lista Inicial' da tarefa, caso contrário, ou seja, se for só 1 registro carrega-lo na tela de manutenção.
7.2 - A CAS1004 - Políticas de segurança 'para acessar' o 'Documentos Origem' e 'Documentos Derivados' definida em CAS4001 - Tipos de Documentos.
8 - Pesquisa na Central: Documentos podem ser selecionados através da tarefa CGS0152 - Pesquisa de Documentos na Central que dispõe de mecanismos que facilitarão a busca de documentos na central.
9 - Cada SISTEMA capaz de produzir um documento (informado ou gerado) terá a possibilidade de registra-lo na Central de forma obrigatória ou não e consequentemente as interações (lançamentos vinculados ao respectivo documento) poderão ou não serem manipuladas e isso é configurado através de três parâmetros: XX-Interacao, XX-Manipula e Aceites, vide detalhes em CGS0160 - Operações Comerciais.
Premissas:
1 - Central: Dados que caracterizam cada documento:
1.1 - Tipo do documento: Previamente cadastrado em CAS4001 - Tipos de Documentos.
1.2 - Número do documento: Número atribuído automaticamente ou manualmente em função da forma de numeração indicada no cadastrado de CAS4001 - Tipos de Documentos:
1.2.1 - Se a numeração do documento for 'Única e Automática' este receberá um número sequencial e automaticamente.
1.2.2 - Se a numeração do documento for 'Única e Manual' ou 'NÃO Única e Manual' este receberá um número informado manualmente nos SISTEMAS.
1.3 - Série: Informada manualmente nos SISTEMAS, mas será sugerida como valor inicial a série informada no cadastrado de CAS4001 - Tipos de Documentos.
1.4 - Parcela: Nome da parcela, este campo só tem significado para 'Documentos SCF' de SCF0101 - Recebimentos e de SCF0102 - Pagamentos.
1.5 - Quita: Número da quita, este campo só tem significado para 'Documentos SCF', é um número sequencial, gerado automaticamente a partir de 1, em razão dos pagamentos ou recebimentos parciais que um documento é submetido. Um documento com quita 0 (zero) significa que está "em Aberto", ou seja, 'a Pagar' ou 'a Receber'.
1.6 - Data de Emissão:
1.7 - Entidade: Destinatária (cliente) ou remetente (fornecedor) previamente cadastrada em CGS2001 - Entidades.
1.8 - Valor:
1.9 - Operação Comercial: Indica como será a operação de 'Aceite' e 'Usuários Aprovadores' e descreve de forma resumida a operação realizada pelo documento (venda, compra, troca, remessa para conserto, doação,etc). Os dados que caracterizam a operação são:
1.9.1 - Operação comercial: Previamente cadastrada em CGS0160 - Operações Comerciais.
1.9.2 - Data:
1.9.3 - Hora:
1.9.4 - Usuário:
1.9.5 - Autor: Entende-se por autor uma pessoa, um usuário, um lugar, um setor, uma tarefa, um sistema ou qualquer informação que identifique a origem ou a responsabilidade da operação. Usuário e autor são informações sem implicações legais, somente administrativas.
1.10 - Interações Concluídas. Será automaticamente atualizada a partir dos 'Aceites' dos lançamentos dos SISTEMAS.
1.11 - Aprovado: Será automaticamente atualizado quando todos os 'Usuários Aprovadores' aprovarem o documento e isso se dará pelo processo de CGS0112 - Aprovar/Desaprovar Documentos, logo este campo nesta tela não é acessível.
1.12 - Status: Controlado por processos específicos dos SISTEMAS e pode assumir três valores:
1.12.1 - 0-Normal: Documento válido.
1.12.2 - 1-Cancelado: Documento cancelado por motivos explícitos no próprio documento.
1.12.3 - 2-Transmutado: Documento que foi submetido a algum processo que o jungiu com outros documentos dando origem a um novo documento ou foi submetido a algum processo que o subdividiu em outros novos documentos.
2 - Interações: Registro da inter-relação do documento com os SISTEMAS:
2.1 - Tabela: Na qual consta os lançamentos no SISTEMA que a manipula.
2.2 - Aceite: Indica que um ou mais lançamentos foram aceitos pelos usuários responsáveis.
3 - Desdobramentos: Controle dos desdobramentos do documento:
3.1 - Documento: 'Documentos Origem' e 'Documentos Derivados' com o devido registro na própria Central.
4 - Aprovações: Relação de CAS1004 - Políticas de segurança requeridas para aprovação do documento.
4.1 - Usuário Aprovador: Previamente cadastrado em CAS1010 - Usuários.
4.2 - Data: Que o respectivo usuário aprovou o documento no SISTEMA que o administra.
4.3 - Hora: Que o respectivo usuário aprovou o documento no SISTEMA que o administra.
4.4 - Política de Segurança: Lista de CAS1004 - Políticas de segurança que o documento deve ser submetido para ser aprovado. A lista de políticas estão previamente cadastradas em CGS0110 - Aprovadores de Documento.