Conceito
A finalidade da tarefa é gerar o arquivo texto ECD – Escrituração Contábil Digital (Sped Contábil).
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Os dados de diversos cadastros são requeridos para a geração da ECD, tais como cadastro de contas contábeis, entidades, lançamentos contábeis, etc., e a exatidão de preenchimento dos mesmos irão determinar qual será o esforço empreendido para a geração da ECD.
Após gerado o arquivo texto, o usuário deve submetê-lo ao “Programa Validador e Assinador – PVA” que têm as seguintes funções:
• Validar a escrituração contábil
• Assinar a escrituração contábil
• Gerar o requerimento para autenticação na Junta Comercial
• Transmitir a escrituração contábil
• Consultar a escrituração contábil
• Visualizar a escrituração contábil
A única forma de escrituração contemplada no SAM até a presente data é a 'G = Livro diário completo sem escrituração auxiliar’ as demais formas não estão contempladas, são elas:
R = Livro diário com escrituração resumida (com escrituração auxiliar): É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do § 1 do art. 1184. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B.
A = Livro diário auxiliar ao diário com escrituração resumida: É o livro auxiliar previsto no nos termos do § 1 do art. 1184 contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida.
Z = Razão Auxiliar: O art. 1183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.
O Art. 1.185 dispõe: O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele. Tem-se, assim, a segunda exceção:
B = Livro de balancetes diários e balanços: Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras.
Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil:
Art. 1.180: Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.
Art. 1.183: A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.
O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais:
Art. 1.184: No Diário serão lançadas, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.
§ 1 Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.
O arquivo TXT da ECD será gerado:
1 - No Formato Flexível e nos termos descritos no Tema: Arquivos TXT, e deverá ser considerado pelo usuário as regras de composição e formatação dos campos da ECD descritos no Manual de Orientação da ECD publicado pela RFB.
2 - A partir de fórmula do tipo '56 - ECD' escritas no CAS4011 - SamDev.