Função:
Cadastrar os tipos de documentos utilizados pela empresa.
Conceito:
É qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.
Implicações:
1 - Documentos: Classificados/codificados por 'Tipo de Documentos' contém dados que caracterizam cada documento e parâmetros que norteiam suas funcionalidades.
2 - Os documentos são compostos por varias partes (ou tabelas), sendo que a maioria têm pelo menos duas partes: Dados do Documento e Dados dos Itens. Os campos que compõem o documento, sempre constarão no Documento e nos Itens, sendo que, no Documento os campos numéricos automaticamente receberão a soma dos campos dos Itens desde que estejam configurados, quanto a visualização, como 'Ambos', já os campos não numéricos ('Texto', 'Data' ou 'Hora') e numéricos configurados com visualização como 'Documento' ou 'Item' não serão automaticamente afetados, somente manualmente pelo usuário. Quanto a visualização dos campos na tela, seja do Documento e/ou dos Itens, fica a critério o usuário configurando o campo 'Visualização'.
3 - Campos Livres: Os campos que o usuário livremente agregou nos documentos serão armazenados no banco de dados em uma única coluna (campo do banco de dados), isso implica dizer que esta coluna contém campos não normalizados ou não administrados pelo SAM e nem pelo SamDoc, são de controle do usuário.
4 - Documentos em Parâmetros: Alguns documentos devem ser configurados para uso exclusivo em parâmetros, estes têm o objetivo específico de padronizar os campos necessários e requeridos em algumas tabelas. Recomenda-se que estes documentos sejam inativados a fim de não serem considerados para escolha nas telas que tenham o componente de navegação [Tipo de Documento], pois são de uso exclusivo do SAM, e o fato de estarem inativados em nada interfere ao serem citados nos respectivos parâmetros.
5 - A manutenção de documentos: A inclusão, alteração, exclusão e/ou acesso na CGS0150 - Central de Documentos leva em consideração o mecanismo de 'Documentos Restritos' conforme descrito em 'Mecanismos de Acesso' a partir das CAS1004 - Políticas de segurança aqui atribuídas em cada documento.
6 - Registro na Central: Todos os documentos, sejam eles, produzidos pelos sistemas ou digitados pelos usuários serão, obrigatoriamente, registrados na CGS0150 - Central de Documentos.
Premissas:
1 - Código: Atribuído livremente pelo usuário.
2 - Nome: Atribuído livremente pelo usuário.
3 - Nome Abreviado: Atribuído livremente pelo usuário para ser utilizado somente em relatórios e consultas de tela quando o espaço é escasso.
4 - Serie: A série é de uso opcional. O código do documento e, opcionalmente, a série farão parte da chave única da CGS0150 - Central de Documentos. Os documentos, após elaborados, serão automaticamente incluídos na central, porém a série não, esta será considerada a que o usuário informar na digitação dos dados do documento. Sendo assim a série aqui informada, e mera sugestão ao usuário digitador.
5 - Numeração: Os documentos poderão ser configurados para terem uma das três formas de numeração na CGS0150 - Central de Documentos conforme abaixo. A série considerada não é a série aqui do cadastro, mas a série informada pelo usuário no documento. O número documento somente deve ser informado pelo usuário nos casos de numeração manual:
5.1 - Única e automática: Controle por TIPO, NÚMERO e SÉRIE. Esta opção garante a sequencialidade numérica crescente da numeração do documento na sua série automaticamente.
5.2 - Única e manual: Controle por TIPO, NÚMERO e SÉRIE.
5.3 - Não única e manual: Controle por TIPO, NÚMERO, SÉRIE, DATA e ENTIDADE.
6 - Modelo: Códigos publicados pela legislação de ICMS/IPI.
7 - Fórmula de cálculo: Previamente elaborada no CAS4011 - SamDev e será responsável pelo cálculo de valores inerentes ao documento.
8 - Fórmulas de Relatório: Previamente elaborada no CAS4011 - SamDev que serão utilizadas para impressão dos documentos abaixo a partir da tarefa SRF1009 - Imprimir Documentos. As fórmulas são:
8.1 - Para o documento: Documento aqui cadastrado.
8.2 - Para o documento SCF: Documento Financeiro.
8.3 - Para o documento auxiliar: Rótulos, Ordens de Carga, Ordens de Separação, Nota para Expedição, etc.
9 - Nome das Parcelas: Indica como será construído os nomes das parcelas nos processos que geram os parcelamentos dos SRF0101 - Documentos. As opções são:
0-Numérico sequencial : 1, 2, 3, 4, 5...
1-Parcela/Total parcela numérico: 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5...
2-Parcela/Total parcela alfa : A/E, B/E, C/E, D/E, E/E...
3-Alfa sequencial : A, B, C, D, E...
10 - Políticas de segurança para a Central: As CAS1004 - Políticas de segurança para controle de manutenção dos documentos na CGS0150 - Central de Documentos as quais permitirão ou não ao Usuário Logado efetuar as manutenções abaixo.
10.1 - Acessar: Política de segurança de acesso para documentos que se da duas formas:
10.1.1 - Apartir da CGS0150 - Central de Documentos controla o acesso a 'Documentos Origem' e 'Documentos Derivados'.
10.1.2 - Apartir da [lupa] controla o acesso aos documentos exibidos na tarefa CGS0152 - Pesquisa de Documentos na Central.
10.2 - Incluir: Política de segurança para inclusão na central.
10.3 - Alterar: Política de segurança para alteração na central.
10.4 - Excluir: Política de segurança para exclusão na central.
11 - Campos Livres: Campos livremente atribuídos pelo usuário ao documento:
11.1 - Sequência: Ordenação dos campos no documento.
11.2 - Campo: Previamente cadastrados em CAS4002 - Campos.
NOTA:
Documentos e seus respectivos itens, que tenham 'Campos Livres' na composição de seus registros, em processos que tais documentos derivam de outros documentos (como por exemplo uma Notas Fiscal é composta/derivada a partir de um Pedido), os 'Campos Livres' do documento origem (Pedido) que tem o mesmo 'Nome' no documento destino (Nota Fiscal), portanto se alinham, herdarão seus conteúdos. Campos que não se alinham, não serão transferidos de um documento para o outro, nestes casos, isso só poderá ser efetuado a partir de customizações ou fórmulas quando possível.
11.3 - Visualizar: Controla a visualização e a totalização dos campos. Documentos que possuem 'Campos Livres' na sua composição e também em seus itens, para os campos que se alinham (nomes iguais) sua visualização e totalização podem assim ser configurados:
0-Visível no documento e não totalizado: Indica que poderá ser manipulado no documento, pois não é o resultado de totalização dos itens.
1-Visível nos itens e não totalizado: Indica que poderá ser manipulado nos itens, e não será totalizado no documento.
2-Visível em ambos, será totalizado se for do tipo numérico: Indica que poderá ser manipulado no documento e também nos itens, porém sendo numérico, poderá ser manipulado somente nos itens e totalizado no documento sem a opção de ser manipulado.